일잘러가 되기 위한 비즈니스 메일 작성 꿀팁 (RA 메일 예시)

일을 잘하는 사람과 못하는 사람의 차이는 어디에서 생길까? 여러가지 요소가 있겠지만 대표적으로 비즈니스 메일에서 그 차이가 발생한다고 볼 수 있다. 일잘러의 메일은 읽는 사람이 내용을 쉽게 파악하고 후속조치를 명확히 하여 원하는 것을 빠르고 정확하게 얻어낼 수 있는 메일에 가깝다. 오늘의 포스팅에서는 RA팀의 관점에서 많이 사용하는 예시와 함께 비즈니스 메일을 잘 작성하기 위한 꿀팁들을 다뤄보겠다. 

 

<메일 제목>

1. 메일 본문의 주제를 간결하게 요약, 대괄호[ ] 적극 활용

메일 제목은 본문의 내용을 잘 드러낼 수 있는 문구로 간략히 요약하여 작성한다. 이 때 대괄호를 활용해주면 더 좋다. 

특정 메일에서 대괄호는 [중요], [긴급], [공유], [알림] 등으로 표시할 수도 있지만, 일반적인 메일에서도 해당 프로젝트를 구분할 수 있는 회사명, 프로젝트명, 품목명 등을 대괄호로 넣어 주면 좋다. 

예시)
[A제약/A-1234] 1상 IND 제출을 위한 제출자료 목록 전달의 건
[A-1234] CTD 품질 파트 검토 요청의 건
[접수번호: 2023000000] A제약 A-1234 1상 임상시험계획변경신청 질의사항 관련
[계약번호] A-1234 개발 timeline 논의를 위한 미팅 일정 확인요청
[공유] 2023년도 의약품 허가심사 설명회 자료 공유

 

2. 올바른 회신 활용

관련 메일에 답장을 하기 위해서는 이전 메일의 확인이 용이하도록 회신이나 전체회신 기능을 사용해준다. 다만, 회신을 하게되면, 메일 제목 앞부분에 회신 횟수에 따라 RE: RE:와 같이 붙게 되는데, 이 내용이 너무 길어지면 메일의 주요 내용을 담고 있는 제목이 뒤로 밀리게되므로 회신 시 RE:가 너무 많이 붙어 있다면 하나만 남겨두고 삭제해주는 것이 좋다. 또, 주요 논점이 변경되는 경우에는 회신을 이어서 하기 보다는 새로운 메일로 새로운 주제를 담은 제목을 사용하여 보내는 것이 좋다. 

RE: RE: RE: RE: RE: RE: [A제약/A-1234] IND 제출 준비를 위한 자료 검토의견 (X)
RE: [A제약/A-1234] IND 제출 준비를 위한 자료 검토의견 (O)

 

 

<메일 본문>

1. 글씨체

일관적인 폰트를 설정하여 사용한다. 나는 한글의 경우 맑은 고딕, 영문의 경우 Calibri로 설정해 놓는다. 또는 한글과 영문 모두 맑은 고딕을 사용하기도 한다. 글씨체는 각 회사의 메일 포멧에 따르면 되는데, 메일마다 계속 변경하기 보다는 일관적인 폰트를 사용하기 바란다.

 

2. 인사 및 본문 시작

한 사람이 여러 개의 프로젝트를 맡고, 프로젝트 별로 컨택해야 하는 담당 부서나 회사가 다를 수 있기 때문에 새로운 메일을 쓸 때는 내가 누구인지, 어디 소속인지, 어떤 건으로 연락하였는지 상단에 표시해주어야 한다. 만약 회신을 통해 여러번 메일을 주고 받은 경우, 조금은 생략하여도 된다.

김영희 님께,
안녕하세요, A제약 RA팀 홍길동입니다.

A-1234 2상 임상시험 진입을 위한 사전상담 프로젝트 관련입니다.
[본론]

 

3. 글머리기호 활용

메일을 읽는 사람이 직관적으로 내용을 파악할 수 있게 하려면 글머리기호를 적극적으로 활용한다. 쭉 이어지는 줄글보다는 글머리기호로 내용이 구분 된다면 빠르고 효율적으로 내용 파악이 가능하다.

(글머리기호를 사용하지 않았을 때)
전달주신 A-1234의 CTD에서 2.P.5.4에 배치분석 자료를 표로 정리해주시거나 시험성적서(CoA)를 첨부 부탁드립니다. 또한, 2.P.8의 안정성시험 자료에도 각 timeline 별 시험결과를 바탕으로 표로 정리해주세요.

(글머리기호를 사용했을 때)
전달주신 A-1234 CTD에서 아래 내용을 추가 부탁드립니다.
ㆍ2.P.5.4 : 시험성적서(CoA) 첨부 또는 결과표로 기재
ㆍ2.P.8 : 각 timeline 별 결과를 표로 기재

 

4. 첨부파일

파일을 첨부하여 송부하는 경우, 메일 본문에 첨부파일의 주요 내용을 요약한다. 만약 첨부파일만 보내고 메일 본문에 주요 내용이 적혀있지 않다면, 나중에 해당 주요 내용이 있었는 지 확인하기가 쉽지 않기 때문이다.

그리고 메일 송부 전 첨부파일이 누락되지 않았는지 꼭! 꼭! 확인하도록 하자. 첨부파일이 누락된 상태에서 송부하게 되면 파일을 첨부한 후 다시 송부해야 하기 때문에, 읽는 사람의 입장에서 읽어야 할 메일의 갯수가 늘어나게 된다. 꼭 명심하자. 

 

5. 강조표시

중요 내용이나, 명확한 답변 요청 일정이 있다면 강조표시를 하여 읽는 사람이 필요한 내용을 빠르게 파악할 수 있도록 한다. 본문 내 사진을 첨부할 때도 해당 부분에 대해 하이라이트 표시를 하여 전달할 수 있다.

예)
위의 자료를 3월 30일(목) 오전까지 전달 부탁드립니다.
민원의 처리예정일은 2023-05-03(수) 입니다.
A-1234 사전상담의 주요 안건을 논의하기 위한 비대면 미팅을 요청드립니다.
B 프로젝트 관련 메일에는 홍길동 PM님을 꼭 참조로 넣어주시기 바랍니다.

 

 

<메일 하단>

1. 마무리

① 인삿말

메일 하단에는 간단한 안부를 전할 수 있는 인삿말과 서명을 기재하고, 부재일정이 있는 경우에는 기간을 미리 표시하여 메일을 받는 사람이 참고할 수 있도록 한다. 마무리를 할 때는 '감사합니다.' 혹은 '고맙습니다.'로 끝내고 '홍길동 드림', '홍길동 배상' 등과 같이 작성자의 이름을 언급한다.

 

② 부재 기간

부재가 예정되어 있다면 며칠 전부터 그 기간을 메일 하단에 표시하여 받는 사람이 나의 공백을 미리 예상할 수 있도록 한다. 자동 서명에 부재 예상 기간을 함께 포함하여 설정해두면 좋다.

 

③ 서명

제일 마지막으로는 나의 소속과 연락처를 확인할 수 있도록 서명을 남긴다. 연락처가 메일 하단에 없는 경우에는 연락을 위해 컨택 리스트를 다시 찾아보아야 하는 번거로움이 있을 수 있기 때문에 꼭 연락이 가능한 연락처는 남겨두도록 한다. 서명의 경우, 메일에서 자동으로 설정이 가능하기 때문에 한 번 설정할 때 잘 설정해놓고 사용하도록 한다.

예)
비가 많이 오는데 빗길 조심하시기 바랍니다.

감사합니다.
홍길동 드림

<부재기간> 2023-04-03(월) ~ 2023-04-05(수)

Gildong Hong
RA team, A Pharmaceutical Co., Ltd.
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E-mail : honggd@apharm.com
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